Personvernerklæring – Rogaland Import Service AS.

Sist oppdatert: 15.10.26

Hvem er ansvarlig for personopplysningene?

Rogaland Import Service AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med vår ordinære virksomhet, herunder kundeoppfølging, tilbud, service, reparasjoner og kontakt med leverandører og samarbeidspartnere.

Kontaktinformasjon:
E-post: salg@rogalandimportservice.no
Telefon: +47 920 30 267
Adresse: Jærvegen 144, 4340 Bryne

Denne erklæringen gjelder vår ordinære virksomhet utenfor nettbutikken. Personopplysninger som behandles gjennom nettbutikken omfattes av nettbutikkens egen personvernerklæring. Personopplysninger som samles inn gjennom den øvrige nettsiden, for eksempel via kontaktskjema, omfattes av denne erklæringen der det er relevant.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Vi behandler personopplysninger som er nødvendige for å følge opp kunder, utføre verkstedtjenester, administrere leverandørforhold og oppfylle lovpålagte plikter.

Dette kan omfatte:

  • Kontaktopplysninger: Navn, telefonnummer, e-postadresse, adresse og stilling eller rolle i en virksomhet.
  • Kunde- og avtaleopplysninger: Tilbud, avtaler, fakturainformasjon, korrespondanse og opplysninger som er nødvendige for å følge opp kundeforhold.
  • Service- og verkstedopplysninger: Opplysninger om maskiner og utstyr, serienummer, feilbeskrivelser, serviceordre, utført arbeid, reservedeler, garanti og reklamasjoner når opplysningene kan knyttes til en identifiserbar person.
  • Henvendelser: Opplysninger du gir oss når du kontakter oss via e-post, telefon eller kontaktskjema.
  • Leverandør- og samarbeidsopplysninger: Kontaktinformasjon, avtaler og nødvendig korrespondanse med kontaktpersoner hos leverandører og samarbeidspartnere.
  • Regnskapsopplysninger: Opplysninger som er nødvendige for fakturering, bokføring og dokumentasjon av økonomiske transaksjoner.

Hvilke opplysninger vi behandler avhenger av hvilken kontakt du har med oss. Vi skal ikke samle inn flere personopplysninger enn det som er nødvendig for det aktuelle formålet.

Hva bruker vi personopplysningene til?

Vi behandler personopplysninger for følgende formål:

Kundebehandling og tilbud

Vi behandler kontaktopplysninger, korrespondanse og nødvendige avtaleopplysninger for å besvare henvendelser, utarbeide tilbud, følge opp kunder og administrere kundeforhold.

Service, reparasjon og verkstedtjenester

Vi behandler nødvendige kontaktopplysninger og opplysninger om utstyr og utført arbeid for å registrere og gjennomføre serviceoppdrag, dokumentere reparasjoner, kommunisere med kunden og følge opp garanti og reklamasjoner.

Fakturering og regnskap

Vi behandler nødvendige opplysninger for å fakturere kunder, håndtere betalinger, føre regnskap og oppfylle lovpålagte dokumentasjons- og oppbevaringskrav.

Leverandør- og samarbeidspartnerkontakt

Vi bruker kontaktopplysninger og nødvendig korrespondanse for å administrere innkjøp, avtaler, leveranser, service og annet samarbeid.

Drift og sikkerhet

Vi kan behandle nødvendige opplysninger for å drifte og beskytte virksomhetens IT-systemer, håndtere henvendelser og forebygge uautorisert tilgang og misbruk.

Hva er det rettslige grunnlaget for behandlingen?

Vi behandler personopplysninger når vi har et gyldig rettslig grunnlag etter personvernforordningen (GDPR).

Avhengig av formålet kan behandlingen bygge på følgende grunnlag:

  • Avtale: Når behandlingen er nødvendig for å inngå eller oppfylle en avtale med deg, eller for å gjennomføre tiltak du ber om før en avtale inngås.
  • Rettslig forpliktelse: Når vi må behandle eller oppbevare opplysninger for å oppfylle lovpålagte krav, for eksempel innen regnskap.
  • Berettiget interesse: Når behandlingen er nødvendig for en legitim interesse vi har, og hensynet til ditt personvern ikke veier tyngre. Dette krever en konkret vurdering.
  • Samtykke: Når behandlingen bygger på et frivillig, spesifikt og informert samtykke.

Det rettslige grunnlaget avhenger av den konkrete behandlingen. Vi bruker ikke samtykke som standardgrunnlag for alle kunde- og verkstedopplysninger.

Hvem kan få tilgang til personopplysningene?

Vi deler bare personopplysninger når det er nødvendig for formålet og når det finnes et gyldig rettslig grunnlag.

Dette kan, der det er relevant omfatte:

  • leverandører av regnskaps- og faktureringssystemer
  • leverandører av serviceordre- og verkstedsystemer
  • leverandører av e-post, kontaktskjema og nødvendig IT-drift
  • regnskapsfører
  • produsenter eller servicepartnere når det er nødvendig for å gjennomføre service, garanti eller reklamasjonsbehandling
  • offentlige myndigheter når vi er rettslig forpliktet til å utlevere opplysninger.

Når en leverandør behandler personopplysninger på våre vegne, skal vi sørge for at kravene til databehandling og informasjonssikkerhet blir ivaretatt.

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene?

Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, med mindre lovgivningen krever eller tillater lengre oppbevaring.

  • Regnskapsmateriale: Oppbevares i samsvar med gjeldende oppbevaringskrav i bokføringslovgivningen.
  • Kunde- og serviceopplysninger: Oppbevares så lenge det er nødvendig for å følge opp kundeforhold, service, garanti, reklamasjoner og eventuelle rettskrav.
  • Tilbud og henvendelser: Oppbevares så lenge det er nødvendig for å håndtere henvendelsen og følge opp saken.
  • Leverandør- og samarbeidsopplysninger: Oppbevares så lenge det er nødvendig for samarbeidet og for å oppfylle relevante avtale- og lovkrav.

Vi skal ikke oppbevare personopplysninger lenger enn nødvendig. Når opplysningene ikke lenger er nødvendige, skal de slettes eller anonymiseres, med mindre det finnes et gyldig grunnlag for videre oppbevaring.

Hvordan beskytter vi personopplysningene?

Vi skal beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, tap, endring og utlevering.

Sikkerhetstiltakene skal tilpasses hvilke opplysninger vi behandler og risikoen for de registrerte. Tilgang til personopplysninger skal begrenses til personer som har behov for opplysningene for å utføre sine oppgaver.

Hvilke rettigheter har du?

Du har, med de begrensningene som følger av personvernregelverket rett til å:

  • be om innsyn i personopplysningene vi behandler om deg
  • be om at uriktige opplysninger blir rettet
  • be om sletting når vilkårene for dette er oppfylt
  • be om begrensning av behandlingen i bestemte situasjoner
  • protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
  • få utlevert opplysninger i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format når vilkårene for dataportabilitet er oppfylt
  • trekke tilbake et samtykke dersom behandlingen bygger på samtykke.

Rettighetene gjelder ikke ubetinget i alle situasjoner. Vi kan for eksempel være forpliktet til å oppbevare regnskapsmateriale selv om du ber om at det slettes.

For å benytte rettighetene dine kan du kontakte oss på salg@rogalandimportservice.no. Vi kan be om nødvendige opplysninger for å kontrollere identiteten din før vi utleverer personopplysninger.

Vi behandler forespørsler innen fristene som følger av personvernregelverket.

Dersom du mener at behandlingen vår ikke følger gjeldende regler kan du klage til Datatilsynet. Informasjon finnes på www.datatilsynet.no.

Endringer i personvernerklæringen.

Vi kan oppdatere denne erklæringen dersom virksomheten, behandlingen av personopplysninger eller regelverket endrer seg. Den gjeldende versjonen publiseres på nettsiden vår.